Ziekteverzuim is voor bijna twee derde van de Nederlandse ondernemers het grootste risico rond personeel. Toch heerst er veel onduidelijkheid over wat je als manager, ondernemer of HR‑professional mag vragen wanneer een medewerker zich ziek meldt. Onjuiste vragen of te late acties kunnen leiden tot juridische problemen, verstoorde relaties en hoge kosten. Met deze blog helpen we je op weg met een helder overzicht van de regels en praktische tips.

Vraag alleen wat noodzakelijk is

Als een medewerker zich ziek meldt, mag je alleen informatie vragen die echt nodig is om het werk te organiseren en te bepalen of je loon moet doorbetalen; dat betekent dus niet vragen naar de medische aard of oorzaak van de ziekmelding. Alright, dus wat mag je dan wel vragen? Best een tricky situatie, dus wij hebben ze even voor je op een rijtje gezet. Toegestane vragen zijn bijvoorbeeld:

• Hoe lang denk je dat het verzuim gaat duren?
• Welke taken moeten worden overgedragen en welke kun je nog (gedeeltelijk) zelf doen?
• Op welk (verpleeg)adres en telefoonnummer ben je bereikbaar?
• Of de ziekte het gevolg is van een arbeidsongeval of verkeersongeluk (voor verhaalsrecht).
• Of er een vangnetregeling van de Ziektewet van toepassing is.

Zoals je ziet zijn deze vragen allemaal verbonden aan het werk en niet aan de persoon. Houd dus dit als leidraad in je achterhoofd: “Is de informatie die ik vraag nodig om het werk te kunnen organiseren of de loondoorbetaling te bepalen?”

Vraag niet naar medische details

Je mag de werknemer niet vragen wat hij of zij heeft, welke behandeling of medicatie wordt gebruikt of wat de diagnose. Dit zal waarschijnlijk wel je eerste instinct zijn, maar het mag dus niet. Zelfs als de medewerker dit uit zichzelf vertelt, mag je deze informatie niet noteren of gebruiken om een oordeel te vormen over de inzetbaarheid. Alleen een arbodienst of bedrijfsarts mag medische informatie verzamelen en vertalen naar beperkingen of mogelijkheden. Zij zullen je dan ook alleen adviezen over werkbelasting geven, geen informatie over wat er aan de hand is.

“Maar mag ik dan helemaal niet meer vragen hoe het gaat?” hoor ik je denken, want ja, het wordt op deze manier natuurlijk wel wat onpersoonlijk. Goede vraag dus! 

Gelukkig mag dat wel. “Hoe gaat het met je, zover je dat wil delen?” is een hele mooie en menselijke check-in vraag, die we allemaal alleen maar kunnen waarderen, al helemaal van onze manager.

Kom snel in actie na een ziekmelding

Veel MKB’s of scale-ups hopen dat een werknemer vanzelf terugkomt en starten de wettelijke stappen pas laat, vaak zelfs te laat. Dat is riskant, want ondanks dat een medewerker vaak inderdaad zelf wel terugkomt, moeten contact met de arbodienst, een probleemanalyse en een plan van aanpak tijdig worden opgepakt, anders liggen er boetes op de loer. Neem daarom binnen 24 uur contact op met de arbodienst en bespreek wat er nodig is voor herstel en re-integratie. Concreet betekent dit:

• Meld de werknemer direct aan bij de arbodienst of bedrijfsarts en vraag advies over belastbaarheid en werkhervatting.
• Stel uiterlijk in week 8 samen met de werknemer en arbodienst een plan van aanpak op.
• Blijf regelmatig in gesprek en leg afspraken schriftelijk vast; een medewerker is immers verplicht om met jou als werkgever in contact te blijven.
• Betrek de werknemer bij besluiten, zodat hij/zij regie ervaart over het proces.

Zorg voor een helder verzuimbeleid en re‑integratieplan

Niet onbelangrijk: zorg dat je personeel begrijpt wat er moet gebeuren als hij/zij ziek is. Een helder beleid voorkomt discussie en helpt om snel te handelen. Leg vast bij wie de werknemer zich ziek meldt, wanneer de arbodienst wordt ingeschakeld en wie welke rol heeft. Bij langdurig verzuim is maatwerk nodig. Stel voor terugkeer een re‑integratieplan op met taken, urenopbouw en evaluatiemomenten.

• Bouw taken en uren rustig op; laat de werknemer een stap terug doen als het te veel wordt. Een te snelle terugkeer kan zorgen voor een boomerang effect, waardoor iemand nog langer thuis is.
• Communiceer helder met andere collega’s over het traject van de zieke werknemer, ook voor hen is duidelijkheid over de verantwoordelijkheden en taken van hun collega belangrijk. Zo weet iedereen wat er van hen wordt verwacht.
• Ga in gesprek over jullie aandeel in de ziekte (bijv. bij langdurige uitval: was de werkdruk te hoog?) en pas waar nodig taken of processen aan om terugval te voorkomen.

Communicatie is de sleutel

We blijven het zeggen, maar: goede communicatie is eigenlijk de basis van elke goede relatie, of dat nu thuis of op kantoor is. Het versnelt dan ook echt het proces als jij een ondersteunende en geïnteresseerde manager bent, iemand die het beste voor heeft mijn zijn/haar teamlid. Neem direct na de ziekmelding contact op, toon empathie en vraag wat de werknemer nodig heeft. Houd gedurende het hele traject de lijnen open, leg afspraken vast en wees bereid om ze aan te passen. Enkele aandachtspunten:

• Behandel de werknemer zoals je zelf behandeld wilt worden en vermijd onnodige discussies. Het gaat er immers om dat jouw werknemer zich weer goed voelt en terug kan keren op een goede werkplek.
• Benoem het als de communicatie stroef loopt en zoek samen naar oplossingen.
• Vraag welke ondersteuning zou helpen (bijvoorbeeld informele gesprekken of een persoonlijke begeleider).
• Moedig de werknemer aan om actief mee te denken en grenzen aan te geven.

Investeer in preventie en duurzame inzetbaarheid

Voorkomen is altijd efficiënter dan genezen. Toch onderschatten veel bedrijven de waarde van investeringen in vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. Zo is het goed om het management te trainen in verzuimgesprekken en eens na te denken over hoe je de verzuimdrempel kan verhogen. Daarnaast kan je denken aan coaching, een vitaliteitsbudget, waarmee iemand een sportschool abonnement kan betalen of een strak performance management, waarin iemand wordt gewaardeerd. Zet daarnaast je verzuimcijfers op een rij: zo kun je de juiste interventies kiezen en het rendement van preventie aantonen. Met deze data kan je een hele hoop!

HR Fabric: jouw partner in verzuimbeleid

Het begeleiden van zieke medewerkers vereist kennis van wet‑ en regelgeving, empathisch leiderschap en een stevig HR‑fundament. HR Fabric ondersteunt organisaties bij het opzetten van een toekomstbestendig verzuimbeleid en begeleidt managers en HR‑professionals met praktische tools, trainingen en interim‑oplossingen. Wij geloven in duurzame inzetbaarheid: preventie, tijdige actie en mensgerichte processen staan centraal in onze aanpak. Wil je sparren over jouw situatie? Stuur ons gerust een bericht.

Conclusie

Ziek melden is nooit leuk, maar de manier waarop je als werkgever reageert maakt een wereld van verschil. Vraag alleen noodzakelijke informatie, respecteer de privacy van je medewerker en schakel op tijd de juiste expertise in. Investeer daarnaast in preventie en een helder verzuimbeleid, communiceer open met je medewerkers en biedt maatwerk bij re-integratie. Zo bouw je niet alleen aan herstel, maar ook aan vertrouwen, betrokkenheid en duurzame inzetbaarheid.