Het opzetten van een HR-afdeling kan best een uitdaging zijn. Maar met een gestructureerde aanpak en oog voor wat er al aanwezig is, kun je stap voor stap een sterke HR-afdeling opbouwen die zowel operationeel als strategisch goed functioneert. Laten we het samen doorlopen!

Stap 1: Kijk naar wat er al staat

Begin bij de basis: inventariseer wat er al is. Misschien is er al een begin gemaakt met het personeelsbeleid, een verzuimregistratie of zelfs een salarisadministratie. Het is belangrijk om goed in kaart te brengen wat er al werkt (en wat niet) om te bepalen waar de echte prioriteiten liggen. Zo voorkom je dubbel werk en kun je gericht verder bouwen.

Tip: Pas op met aannames. Wat voor jou vanzelfsprekend lijkt, is dat misschien niet voor anderen. Vraag stakeholders goed door om erachter te komen wat er écht speelt. Zo voorkom je dat je belangrijke punten mist of denkt dat iets geregeld is, terwijl dat niet zo is.

Stap 2: Begin met de basis – administratie en systemen

Als de basis nog niet stevig staat, zorg dan dat je daarmee begint. Een goed functionerende HR-afdeling draait op sterke administratieve processen en systemen. Denk hierbij aan:

• Contracten en arbeidsovereenkomsten: Zorg dat alle werknemers de juiste, actuele contracten hebben.
• Salarisadministratie: Salarissen moeten tijdig en correct worden uitbetaald. Overweeg een salarissysteem of -service als dat nog niet is geïmplementeerd.
• HR-systemen: Een goed HR-systeem maakt een wereld van verschil. Het vereenvoudigt niet alleen de administratie, maar geeft ook inzicht in zaken als verlof, verzuim en personeelsdossiers.
• Data en inzichten: Door personeelsgegevens te verzamelen en analyseren, kun je beter inspelen op trends, compliance waarborgen en processen optimaliseren.

Stap 3: Personeelsbeleid opstellen

Als de administratieve basis staat, is het tijd om een formeel personeelsbeleid te ontwikkelen. Dit hoeft geen lijvig boekwerk te zijn, maar wel een document met duidelijke richtlijnen over bijvoorbeeld:

• Verzuimbeleid
• Arbeidsvoorwaarden en beloningsbeleid
• Ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers

Tip: Maak een toegankelijk personeelshandboek met alle belangrijke HR-informatie. Zorg dat het zowel op papier als digitaal beschikbaar is, zodat medewerkers het makkelijk kunnen raadplegen.

Stap 4: Pre-boarding en onboarding

Nu de administratieve en beleidsmatige basis staat, is het tijd om te kijken naar hoe je nieuwe medewerkers welkom heet. Pre-boarding draait om praktische zaken die vóór de eerste werkdag geregeld moeten zijn, zoals:

• Duidelijke informatie over waar, bij wie, en hoe laat de nieuwe medewerker zich moet melden.
• Helderheid over de eerste stappen en verwachtingen.
• Klaarzetten van benodigde middelen, zoals een laptop en toegangspassen.

Daarnaast is een goed onboarding-traject essentieel om de nieuwe medewerker snel te integreren, kennis te laten maken met de bedrijfscultuur en hem of haar te begeleiden in een gestructureerd inwerkprogramma.

Stap 5: Ontwikkeling

Een sterke HR-afdeling kijkt niet alleen naar het binnenhalen van medewerkers, maar ook naar hun groei en ontwikkeling. Dit aspect wordt bij de opstart vaak over het hoofd gezien, maar is essentieel voor succes op de lange termijn.

Tip: Onderzoek of er al plannen of ideeën zijn voor training en persoonlijke ontwikkeling, en kijk welke visie hierbij past. Gebruik deze inzichten als basis voor jouw ontwikkelingsaanpak.

Stap 6: Continu evalueren en verbeteren

HR is geen afdeling die je eenmalig opzet en daarna laat voor wat het is. Processen hebben een houdbaarheidsdatum, en het is slim om deze regelmatig te evalueren en aan te passen.

Tip: Plan regelmatige evaluaties van je HR-processen en luister naar feedback van medewerkers. Zo blijf je verbeteren en groeien.

Tot slot

Het opzetten van een HR-afdeling hoeft niet overweldigend te zijn. Door stapsgewijs te werken en te focussen op wat er al is, bouw je een afdeling die niet alleen vandaag goed functioneert, maar ook klaar is voor de toekomst. Blijf pragmatisch, en onthoud dat een goede basis cruciaal is voor langetermijnsucces.

Dus, stap voor stap: inventariseer wat er al is, bouw de HR-processen verder uit, en blijf evalueren. Voor je het weet, heb je een HR-afdeling die loopt als een geoliede machine!